Intelligent Document Processing

Managing a growing software company's back-office operations meant juggling disconnected tools — filing documents manually, generating invoices in spreadsheets, tracking domains and servers in notes, and losing time on repetitive data entry. Document  metadata had to be filled in by hand for every upload, and Poland's upcoming mandatory e-invoicing standard (KSeF) demanded a compliant invoicing solution that off-the-shelf tools couldn't easily provide. There was no single system that combined document management, invoicing, infrastructure tracking, and team communication in a way tailored to the needs of a web development agency.

Zbudowaliśmy G15Office — zunifikowany portal biurowy oparty na WinterCMS (Laravel) z modularną architekturą wtyczek. Centralnym elementem jest inteligentny system przetwarzania dokumentów oparty na GPT-4o: gdy użytkownik przesyła plik, AI automatycznie analizuje nazwę pliku, kontekst treści i istniejącą taksonomię, aby zasugerować kategorię, wygenerować znormalizowany tytuł, wyodrębnić daty, zaproponować tagi i napisać opis — zamieniając wielopolowy formularz w operację na jedno kliknięcie. Poza dokumentami platforma obejmuje silnik fakturowania zgodny z KSeF z eksportem FA(3) do XML, walidacją XSD, obsługą wielu walut i automatycznymi przypomnieniami o płatnościach; inwentaryzację infrastruktury do śledzenia domen, serwerów i ich powiązań; asystenta AI w czasie rzeczywistym (Golem) osadzonego na każdej stronie portalu; oraz bramkę płatności z integracją Stripe i zarządzaniem zamówieniami opartym na maszynie stanów. Cały frontend to responsywny portal w Tailwind CSS z trybem ciemnym, dashboardem finansowym, feedami aktywności i dostępem opartym na rolach — obsługiwany przez 19 niezależnych wtyczek zarządzanych jako submoduły git

Platforma wyeliminowała ręczną klasyfikację dokumentów, redukując czas wprowadzania metadanych o szacowane 80% dzięki automatycznym sugestiom AI. Fakturowanie stało się w pełni zgodne z mandatem KSeF przed terminem jego wejścia w życie w lutym 2026, z wbudowanym automatycznym generowaniem XML i walidacją względem schematów rządowych. Zarządzanie infrastrukturą skonsolidowało monitoring domen i serwerów w jednym przeszukiwalnym interfejsie. Wbudowany asystent AI zapewnia natychmiastową pomoc kontekstową bez opuszczania portalu. Modularna architektura pozwala na niezależne wersjonowanie, testowanie i wdrażanie każdej wtyczki — dzięki czemu system jest łatwy do rozbudowy i utrzymania wraz z rozwojem firmy.